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Heilbronn testet KI – aber wer hat die Sachbearbeiter gefragt?

09.10.2026

Die Heilbronner Ausländerbehörde testet seit Oktober 2026 ein KI-System zur Bearbeitung aufenthaltsrechtlicher Anträge. Das Landratsamt betont, die Entscheidung treffe weiter ein Mensch, die KI bereite sie lediglich vor. Diese Formulierung steht fast wörtlich in Art. 6 Abs. 3 Buchst. d der EU-KI-Verordnung.

Genau solche Systeme zur Prüfung von Asyl- und Visumanträgen sowie Aufenthaltstiteln führt die Verordnung in Anhang III Nr. 7 c als Hochrisiko. Die Pflichten dafür gelten seit dem Digital-Omnibus erst ab dem 2. Dezember 2027. Heilbronn testet ein Jahr vor Inkrafttreten der strengen Vorgaben.

Der Bundesentwurf rechnet mit null Erfüllungsaufwand

Der Bundesentwurf zum KI-Migrationsverwaltungsgesetz, der Behörden das Trainieren und Testen von KI mit Personendaten erlauben soll, rechnet für die Verwaltung mit null Erfüllungsaufwand. Eine Beteiligung von Interessenvertretern sei aufgrund fehlender Außenwirkung nicht erforderlich gewesen. Arian Henning schrieb im Verfassungsblog, dem Entwurf mangele es an einem tragfähigen Konzept rechtsstaatlicher Kontrolle.

Betriebsratsbeteiligung verdoppelt die Erfolgsquote bei IT-Projekten
Abbildung 1: Betriebsratsbeteiligung verdoppelt die Erfolgsquote bei IT-Projekten – Quelle: Wilke Witte, Mitbestimmung als Erfolgsfaktor der digitalen Transformation, 2024. Über 16.000 untersuchte Betriebe

Dabei ist Heilbronn eine von bundesweit 38 Kommunen im Pilotprogramm des Bundesdigitalministeriums. 95 Prozent der beteiligten Kommunen zeigten sich laut Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung mit den KI-Lösungen sehr zufrieden, 70 Prozent waren bereits im Echtbetrieb. In Brandenburg nutzen seit Juni 2026 bereits 350 Ausländerbehörden bundesweit das System Aufenthalt Digital mit KI-Komponente.

Betriebsräte verdoppeln die Erfolgsquote

Internationale Studien mit über 16.000 untersuchten Betrieben zeigen ein klares Bild: IT-Projekte mit aktiver Beteiligung von Arbeitnehmern und Betriebsräten erreichen Erfolgsquoten von 67 bis 78 Prozent. Projekte ohne diese Form der Partizipation kommen nur auf 32 bis 45 Prozent. Bei KI-Einführung zeigten Projekte mit Betriebsratsbeteiligung 30 Prozent höhere Akzeptanz und 25 Prozent weniger Probleme nach der Implementierung.

KI in Ausländerbehörden: Die Zahlen hinter dem Pilotprogramm
Abbildung 2: KI in Ausländerbehörden: Die Zahlen hinter dem Pilotprogramm – Quelle: Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung / Ministerium Brandenburg, Agentic AI Hub Ergebnisbericht / Rollout KI Aufenthaltsbehörden, 2026. Pilotprogramm mit 38 Kommunen / 350 Behörden in Brandenburg

Zugleich stellt eine Studie des Fraunhofer IAO und der Universität Stuttgart fest, dass Interessenvertretungen unzureichende Kenntnisse über Auswirkungen von KI-Anwendungen auf Beschäftigte besitzen und die Einbindung von Betriebsräten zumeist nur punktuell erfolgt. Nach § 80 Abs. 3 BetrVG gilt die Hinzuziehung eines Sachverständigen bei der Beurteilung von KI als erforderlich. HR-Systeme mit KI unterliegen nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG einer umfassenden Betriebsratsmitbestimmung – ohne Zustimmung keine Einführung.

Das typische Muster: Tool first, Mensch second

Heilbronn selbst entwickelte bereits den Post-Bot KAI, der bis Dezember 2025 über 10.000 Dokumente verarbeitete. Der geplante KI-Datenschutz-Prüfassistent soll die Vorprüfzeit je Kommune von 3 bis 5 Tagen auf 15 bis 30 Minuten senken. Die Frage bleibt: Wer hat die Sachbearbeiter vorher gefragt, was sie brauchen – und was sie von KI erwarten, die ihre Arbeit verändern wird?

In 5 Gründe, warum KI im Marketing verbranntes Geld ist habe ich beschrieben, wie große Organisationen im Schnitt nur 33 Prozent der Kapazitäten ihrer vorhandenen Tech-Anwendungen operativ im Einsatz haben. Das deckt sich mit dem, was ich in Unternehmen sehe: Die Lizenz ist gekauft, die Abläufe aber bleiben unverändert.

Was das für den öffentlichen Dienst bedeutet

Die EU-KI-Verordnung stuft Systeme zur Prüfung von Aufenthaltstiteln als Hochrisiko ein. Die strengen Pflichten dafür gelten ab Dezember 2027. Wer jetzt testet, sollte die Menschen einbinden, die mit dem System arbeiten werden. Nicht aus Nettigkeit. Sondern weil es die Erfolgsquote verdoppelt.

Stellen Sie sich die Frage: Würden Sie ein System einführen, das die Arbeit Ihrer Sachbearbeiter grundlegend verändert, ohne sie vorher zu fragen, was sie brauchen?

Quellen

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